L'era della carta sta volgendo al termine

Archiviazione ottica | Gestione documentale

La dematerializzazione dei documenti cartacei oggi è una opportunità, domani sarà un obbligo.

Produrre e gestire un documento cartaceo comporta una serie di costi e di problemi: i costi per la stampa, per la spedizione, per le fotocopie, lo spazio per l’archiviazione, il tempo per la ricerca, il rischio di danneggiamento durante l’utilizzo, la possibilità che venga dimenticato o smarrito in mezzo a mille altri etc.

A tutto questo si può ovviare con un sistema di Gestione Documentale.

Una volta digitalizzato e indicizzato il documento cartaceo può essere accantonato anche in locali esterni all’Azienda o addirittura distrutto perché da quel momento, essendo divenuto un documento informatico, si è trasformato in informazione utilizzabile dai flussi aziendali e la sua gestione (ricerca, consultazione, trasmissione ad altro utente etc.) diventa estremamente semplice e veloce, sicura perché è impossibile danneggiarlo, dimenticarlo o smarrirlo e, se la sua archiviazione avviene secondo la normativa vigente relativa alla Conservazione Sostitutiva, assume anche piena valenza giuridica.

La volontà del Legislatore è chiara: modificare i processi per ottenere risparmio e guadagnare in efficienza e sicurezza.

Per questo le norme attuative in merito alla Gestione Documentale e alla Conservazione Sostitutiva che vengono di volta in volta emanate tendono a sburocratizzare e snellire le procedure, perché il passaggio epocale dall’era cartacea all’era digitale, di per sé tutt’altro che semplice, possa essere via via facilitato.

Introducendo il carattere dell’obbligatorietà ad iniziare dalla fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione e conseguente archiviazione sostitutiva, già prevista in finanziaria a partire dall’anno 2009, questo passaggio è destinato ad avere il suo impulso definitivo.

L’Azienda “paperless” progressivamente sta diventando una realtà.

La missione di STASIS è quella di fornire consulenza per lo sviluppo di progetti mirati al progressivo passaggio dal documento cartaceo a quello informatico, di fornire strumenti, assistenza e supporto perché tali progetti possano essere realizzati senza creare traumi o difficoltà ai soggetti interessati, in definitiva di aiutare l'Azienda a modificare i suoi processi per migliorare il suo business.