Gestione Archivi Cartacei
STASIS è in grado di garantire una gestione completa degli Archivi Cartacei nel rispetto della normativa di riferimento. Le attività sono svolte applicando le regole previste dalla legge D.LGS. 196/2003 in materia di trattamento dei dati personali e quelle relative al "TESTO UNICO SULLA SALUTE E SICUREZZA SUI LUOGHI DI LAVORO" D.LGS 9 Aprile 2008 N.81 ex D.LGS 626/94.
Le attività relative al servizio sono:
Presa in carico e trasferimento
I documenti vengono trasferiti presso i nostri locali adottando opportune tecniche di trattamento del materiale cartaceo atte a garantirne l'integrità.
I Documenti vengono inseriti in appositi contenitori facili da usare e idonei a proteggere il contenuto dalla polvere e dalla luce. Per ogni contenitore si redige una lista in doppia copia che ne evidenzia il contenuto.
Ristrutturazione
Si effettua la riorganizzazione di Archivi catalogando i documenti e classificandoli per tipologia rispettando i criteri adottati dall’Ente Pubblico o dall’Azienda Privata.
Si effettua l’indicizzazione informatizzata dei fascicoli/pratiche, mediante l’utilizzo di tag RFID si identifica a distanza la posizione del fascicolo e si rilevano in automatico le attività su di esso svolte.
Conservazione
La conservazione dell’archivio cartaceo avviene in locali costruiti ed attrezzati secondo la normativa corrente in materia, in scaffalature idonee a contenere i documenti inseriti in apposite scatole oppure direttamente in armadi rotanti chiusi a garanzia della loro riservatezza e integrità.
I locali sono muniti di particolari sistemi antincendio e antiintrusione.
Il servizio consente all'azienda di liberare spazi da adibire ad altre attività.
I Documenti vengono reperiti in relazione alle urgenze delle richieste oppure alle tempistiche definite ed inviati in originale o in copia, oppure per fax o posta elettronica.
I documenti viaggiano chiusi in idonei raccoglitori e in particolare, se il documento è riservato, per la consegna e la restituzione vengono utilizzati contenitori sigillati.
Qualsiasi movimentazione dei documenti è appositamente registrata.
Scansione e Indicizzazione in outsourcing e Data Entry
STASIS, oltre alla consulenza sui progetti di gestione documentale e alla fornitura del software, offre anche il servizio di acquisizione e data entry per quelle Aziende che, avendo già un loro sistema, hanno il problema del recupero del pregresso oppure per quelle che, pur avendo interesse per una gestione informatizzata dei loro archivi, non intendono investire nelle attrezzature necessarie o non hanno personale da adibire a tale attività.
STASIS mette a disposizione la propria organizzazione per il ritiro dei documenti cartacei, per la loro informatizzazione, per il riversamento dei dati sul server dell’Azienda dando la visibilità e la gestione degli stessi.
Le attrezzature performanti ed il personale qualificato rendono il servizio rapido, efficiente e puntuale.
L’attività di acquisizione e indicizzazione può essere svolta in outsourcing presso la sede di STASIS oppure presso la sede del Cliente quando, trattandosi di documenti molto riservati, la loro fuoriuscita non è ritenuta da quest’ultimo opportuna per motivi di privacy.
Si acquisiscono anche documenti fuori formato e volumi storici.
I documenti, i fascicoli, le pratiche, dopo la lavorazione, vengono riconsegnati nel medesimo stato in cui erano stati prelevati, garantendo così un servizio di assoluta qualità.
Hosting
STASIS offre un servizio di hosting per quelle Aziende che non vogliono conservare i documenti digitali al proprio interno ma preferiscono affidarli a chi ha effettuato il servizio di informatizzazione, liberandosi così dall’onere della loro gestione.
STASIS si farà carico di tutte quelle operazioni che sono necessarie per una corretta gestione e conservazione dell’archivio digitale, garantendo la sicurezza degli accessi mediante connessioni cifrate (SSL) tramite i più comuni browser e la riservatezza dei dati mediante profili utente e sistemi di autenticazione a vari livelli.
In questo modo l’Azienda, oltre ad evitare i costi relativi alle attrezzature, ha la certezza di poter accedere al suo archivio digitale in qualunque momento e da qualsiasi luogo in sicurezza.
Conservazione Sostitutiva
STASIS offre il servizio di Conservazione Sostitutiva per le Aziende che delegano ad essa il compito di formare e conservare i documenti digitali e per quelle che intendono svolgere tale attività al proprio interno.
Le procedure per la conservazione sostitutiva comportano l'osservanza di regole tecniche e giuridiche, riguardanti la fase di formazione del supporto magneto-ottico sostitutivo e successivamente quella di conservazione nel tempo ed esibizione a terzi.
STASIS può fornire consulenza e assistenza alla figura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva interno all’Azienda,redigere il Manuale della Conservazione oppure può assumersi direttamente tale incarico, liberando così l’Azienda da qualsiasi responsabilità tecnica e giuridica.
Sarà compito di STASIS accertare e garantire che il contenuto del supporto magneto-ottico sia stato formato secondo le norme in vigore, così come la conservazione nel tempo e l'eventuale esibizione a terzi (Guardia di Finanza, Magistratura,...).